Planeación Interactiva

Ernesto Ortiz Diego
2 de Julio del 2015

Con base en la situación actual y los retos futuros de las organizaciones, se seleccionó el ejercicio de la Planeación como instrumento fundamental por medio de un modelo interactivo, cuyo propósito será ordenar, racional y congruentemente, el conjunto de acciones que deban ejecutarse para cumplir con los objetivos y metas de la empresa. 

¿Cuáles son los principios del modelo de planeación interactiva?

A esta interrogante el doctor Tomás Miklos, profesor e investigador de la Universidad Iberoamericana (D.F. Santa Fe), señala que la Planeación Interactiva "se orienta hacia la obtención de un control sobre el futuro". (Ackoff, Russell, Guía para controlar el futuro de la empresa, México, Limusa, 1986). Consiste fundamentalmente en el diseño de un porvenir deseable y la selección o creación de alternativas para lograrlo. 

Los principios del modelo de planeación interactiva son seis: Principio prospectivo; principio participativo; principio sistémico; principio de continuidad; principio estratégicos; y, principio holístico.

Principio prospectivo

Se inicia a partir de considerar el futuro como horizonte abierto, susceptible no sólo de ser diseñado sino también construido. En planeación este estilo funciona a la inversa del procedimiento tradicional, ya que este último se inicia con la caracterización de los futuros factibles para después seleccionar el más adecuado. 

Bajo el principio prospectivo se determina el futuro deseado, se diseña creativa y dinámicamente, sin considerar el pasado y el presente como restricciones, los cuales se incorporan en una segunda fase al confrontarse con el futurable, para que con base en ello se analicen y exploren los futuros factibles con el fin de que se seleccione el más satisfactorio. 

Con este principio se aporta una serie de elementos al proceso de toma de decisiones, ya que identifica peligros y oportunidades de una determinada situación futura; además, permite ofrecer políticas y acciones alternativas, aumentando de esa manera el grado de elección. También prepara a la gente para que viva en un mundo cambiante y la estimula para que emplee su imaginación y creatividad y logre un mejor futuro.

Principio participativo

La riqueza y el beneficio de un ejercicio de planeación se encuentra más en su proceso que en el producto. Esto es, entre otros elementos la participación e implementación en su diseño. 

Este principio se encuentra bastante relacionado con el principio prospectivo del modelo de planeación interactivo, en virtud de que parte de la necesidad de una visión compartida del futuro, en donde se motiva a los involucrados a que conozcan y valoren la relación entre lo que aquél realiza y lo que otros hacen, así como los efectos de sus acciones sobre la realidad en su conjunto. 

“La planeación efectiva no se puede hacer para una organización, debe ser hecha por ella”. (Ackoff, Rusell, op.cit., p. 15). Sin embargo, es pertinente destacar la importancia de la participación no sólo como una “forma moderna” de llevar a cabo algunas acciones o ejercicios, sino como una función interna de trabajo en la que la información, el compromiso, la responsabilidad y la comprensión constituyen elementos clave para contribuir en las mejorías del desempeño total y, por consecuencia, en un mayor nivel de competitividad y excelencia. 

Principio sistémico

El modelo considera prioritario el análisis y funcionamiento sistémico con el propósito de obtener un incremento en la eficacia y en la relevancia. 

En este sentido, cabe destacar que no se trata únicamente de conocer o consolidar los componentes de la organización, sino de enfatizar, dilucidar y valorar las actuales interacciones. 

Este elemento sistémico se encuentra asociado con el principio holístico, ya que es fundamental considerar a la empresa como un todo, darle retroalimentación y alentar la comunicación e interacción entre sus elementos con el fin de que se logre una mayor calidad en su función y servicio. 

Principio de continuidad

Conlleva la presencia de actitudes dinámicas, creativas y sistemáticas. Implica la capacidad del aprendizaje del sistema y una adaptación constante hacia las nuevas demandas y requerimientos. Dado que los sistemas y su entorno se modifican constantemente no existe ningún plan que conserve su valor con el tiempo. “Por lo tanto, los planes deben actualizarse, extenderse y corregirse frecuentemente si no es que continuamente”. (Ackoff, Russell, Rediseñando el futuro, México, Limusa, 1984). Debe permanecerse atento a los cambios reales y posible para identificar el desempeño real con lo planeado e identificar las causas de desviación y las medidas correctivas y preventivas adecuadas. 

Principio estratégico

En éste destacan dos aspectos básicos: información y sensibilidad. El primero engloba la necesidad de generar, analizar y circular información prioritaria y significativa, tanto en una perspectiva inmediata como de largo alcance. Esta guía conceptual y analítica coadyuvará al surgimiento de respuestas y actitudes anticipatorias, así como a reforzar el compromiso y acción del sistema en su conjunto. El segundo se refiere al nivel de sensibilidad no sólo para analizar las oportunidades sino para aprovecharlas y/o crearlas, rebasando la sola reacción coyuntural

Principio holístico

Implica tanto la perspectiva global como la integridad e integración del sistema. La perspectiva global significa mirada sistemática, donde cada elemento con sus propiedades y comportamientos desempeñan un rol importante en un marco amplio. Es necesario enfatizar tanto el modo en que los casos interactúan como las circunstancias mismas, ya que la comprensión del todo. Así, del estudio de la influencia mutua (de la parte y el todo), resulta un componente analítico por medio del cual pueden captarse –por lo menos parcialmente, aunque parezca antagónico- las complejidades presente y futura. 

Por su parte, la integración se asocia tanto con el compartir una meta común cuanto con la coordinación e interdependencia necesaria para lograrlo. 

Finalmente, el elemento de integralidad de este principio se refiere a la consideración de los diversos aspectos, funciones y niveles de la empresa, así como al entorno donde se desarrolla. Debe señalarse que lo anterior conlleva los enfoques cualitativo y cuantitativo. Así, estos principios del modelo de planeación interactiva mantienen un alto grado de interdependencia, la cual deberá permear la operación. 

¿Qué se propone la Planeación Interactiva?

El cambio general propuesto por el modelo puede sintetizarse en la modificación de la tendencia del proceso de planeación por medio de la participación, creatividad, integración e interrelación operativa, comunicación e información, con una visión prospectiva y de anticipación.

Es decir, un modelo de planeación participativo, holístico, continuo, integral, prospectivo y estratégico que conjunte la función y el rol de la empresa, la situación actual del sistema focal y de campo, la infraestructura y el desarrollo institucional y la imagen deseable y posible que deban lograrse en los próximos años. 

Por otra parte, en congruencia con la función social y objetivos de la empresa o institución, es necesario que se definan las acciones fundamentales que ubicarán el modelo dentro del contexto interactivo de operación. El marco de normatividad se establece mediante las siguientes acciones: 

  • Concebir a la planeación como el método adecuado para facilitar el diseño y ejecución de las reformas necesarias (por ejemplo con fines sociales) y para agilizar la toma de decisiones.
     
  • Fortalecer las tareas de instrumentación del plan institucional que se formalizará por medio de la programación, la presupuestación, la evaluación y el control del proceso.
     
  • Promover la participación organizada de las entidades y órganos de la empresa en todos los niveles y etapas del proceso de planeación. 
     
  • Considerar que la tarea de planeación es fundamental.
     
  • Diseñar instancias debidamente habilitadas para la ejecución, evaluación y control del plan, evitando la burocratización del proceso. 
     
  • Concertar en una sola instancia, sin que prevalezca un criterio centralista, la definición de las etapas de planeación, de manera que sea posible derivar el corto plazo del horizonte de largo y mediano plazos. 
     
  • Descentralizar el proceso a los distintos niveles y delegar facultades para convenir prioridades y plazos de cumplimiento, de acuerdo con cada ámbito de competencia.
     
  • En el caso de las empresas públicas, vincular los criterios de prioridades de planeación regional del Gobierno Federal con las políticas y lineamientos estratégicos institucionales, a nivel nacional y regional. 
     
  • Asegurar la congruencia necesaria entre los componentes y las etapas del sistema de planeación. 
     
  • Establecer mecanismos adecuados de coordinación entre las distintas dependencias y entidades conforme a las prioridades nacionales, sobre todo, en el caso de la empresa pública. 
     
  • Conceder la mayor prioridad al esfuerzo de instrumentación del plan sobre las consecuentes tareas de evaluación y control. 
     
  • Generar la infraestructura de información, investigación y capacitación que permita operar y mejorar el proceso de planeación y sus tareas derivadas. 

El diseño, instrumentación y consolidación del modelo de planeación interactiva conlleva importantes requerimientos que pueden obligar a replantear el esquema de funcionamiento de la empresa privada y pública, así como sus objetivos e instrumentos. 

El modelo lo constituye un conjunto de mecanismos, principios y normas en interacción pero con independencia funcional relativa entre sus partes. Requiere apoyarse en la estructura organizacional e involucrar a todas sus partes de funcionamiento, inclusive a las operativas, las cuales deben estar en posibilidad de ejecutar lo planeado y proporcional elementos para controlar y evaluar el Plan y los programas derivados. En ninguna circunstancia la planeación debe ser una actividad adicional de la empresa, tampoco debe realizarle solamente el área responsable; debe acontecer en la totalidad de las áreas integrantes y convertirse en “el modelo de funcionamiento de la empresa”; de ese modo se logran cambios realmente positivos en su operación. 

¿Cuáles son los componentes básicos del modelo de planeación interactiva?

El modelo cuenta con elementos, funciones y mecanismos que orientarán a los órganos involucrados en las tareas de construir la imagen futura de su empresa, Su instrumentación abarca la estructura institucional que en sus distintos niveles de operación define tareas específicas para los participantes, en apoyo de su funcionamiento general. La principal tarea de estos grupos consiste en hacer funcionar el proceso de planeación y control. Este proceso deberá ordenar, de manera racional y sistemática, las acciones que se llevarán a cabo para cumplir con los objetivos, de acuerdo con la asignación de recursos, con la organización y con la administración pertinentes. 

Debido a la posible innovación del funcionamiento de la empresa con apoyo y por medio de un proceso de planeación interactiva, se agrupan las actividades que los constituirán en cuatro subsistemas básicos y secuenciales que aseguren la continuidad y congruencia entre acciones y los resultados del modelo. La propuesta para el sistema queda integrada en una serie de subsistemas que le dan operatividad. 

Subsistema de planeación

Es el conjunto de elementos y actividades que se requieren para formular e instrumentar el plan institucional mediante el ejercicio del proceso derivado del Sistema. En éste se:

  • Adoptarán técnicas descriptivas apoyadas en proyecciones estadísticas, en evaluaciones cuantitativas, en estimaciones cuantitativas y cualitativas y en técnicas prospectivas para prever y construir el futuro de la empresa, en función de objetivos, metas, políticas y programas establecidos. 
     
  • Precisará del instrumental necesario para ordenar las condiciones necesarias para el funcionamiento adecuado del quehacer institucional, así como para considerar los desajustes inherentes al modelo. Con base en las actividades se pretende que el largo plazo se relaciones aún más con el mediano y corto plazos, de manera que mantenga congruencia entre las actividades de los mismos. 

Subsistema de programación

Se entiende como la etapa intermedia entre la planeación y la presupuestación. Aquí se formulan modelos, programas y proyectos dentro de un proceso permanente de provisión y organización. 

El inicio de este subsistema lo constituyen los escenarios de largo mediano plazos. El enlace con la presupuestación se efectúa mediante la formulación del programa de presupuesto. De esta manera, la programación: 

  • Concerta y concilia la realización de los objetivos propuestos para los periodos definidos, así como la introducción de reformas estructurales planteadas en el plan institucional. 
     
  • Desagrega y detalla planteamientos y orientaciones generales del plan institucional por medio de programas, metas, políticas e instrumentos específicos. 

Subssistema de presupuestación

Representa la concreción del programa-presupuesto en términos cuantitativos y financieros; se detalla claramente mediantes unidades, miles o millones de pesos y se presenta, por lo general, en importes mensuales.

Con base en este subsistema se retroalimentan los subsistemas de planeación y de programación y se abren posibilidades para ejercer el control. 

Subsistema de evaluación y control

Este subsistema: 

  • Define mecanismos y áreas de participación que destacan y analizan el nivel de cumplimiento del programa-presupuesto y de éste con los escenarios de planeación a largo plazo y del programa institucional derivados de ellos. 
     
  • Diseña e implanta el control cuyo propósito es no permitir desvíos y retrasos en la consecusión de cada etapa. 
     
  • Engloba la evaluación que es, en sí, una prueba de coherencia y que tiene por objeto determinar la trascendencia, relevancia y equidad que deberá cumplir el programa-presupuesto. 

¿Qué efectos se prevén con el modelo?

Primero habría que mencionar que el modelo considera los tres elementos indispensables de la cultura estratégica: la visión prospectiva (anticipación), la resolución estratégica y la movilización colectiva (participación). Al incluir este trinomio el modelo tiende al logro de la eficiencia. Por otra parte, el impacto previsto a través de su desarrollo mantiene un carácter global al permear todas y cada una de las actividades de la organización, así como un manejo más estratégico del entorno.